Stadt Villingen-Schwenningen
DMS Sachbearbeitung und Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Publiziert am: 5/6/25 | Villingen-Schwenningen | Vollzeit, Teilzeit
Jetzt bewerbenRequirements
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine vergleichbare Qualifikation
- Qualifizierte Kenntnisse mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise enaio
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie
- Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken
Qualifications
- Betreuung des Ticketsystems DMS und die Bearbeitung von Supportanfragen
- Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Aktenführung, Datenpflege und Bearbeitung von Rechnungen
- Terminkoordination und –planung, einschließlich Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Erstellung und Formation von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
- Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen
- Verwaltung und Priorisierung der E-Mail-Eingänge und der Korrespondenz
- Anpassung von User- und Gruppenberechtigungen im DMS
- Weiterentwicklung von DMS-Richtlinien und –Prozessen
- Bedarfsermittlung und Koordination mit internen und externen Partnern bei der DMS-Weiterentwicklung
- Mitwirkung bei der Implementierung neuer Module und Funktionen
Benefits
- Als wichtige Schnittstelle zwischen Amts- und Abteilungsleitung und den verschiedenen Bereichen unserer Verwaltung tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte bei
- Zugang zu modernen Technologien, Tools und Ressourcen, die die Arbeit erleichtern und effizienter gestalten
- Möglichkeit aktiv an der digitalen Transformation einer modernen Stadt mitzuwirken
- Zukunftssichere Beschäftigung
- Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
- Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
- 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
- Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
- Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance' (u.a. Homeoffice im Rahmen einer Dienstvereinbarung)
- Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten
Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Stadt Villingen-Schwenningen
Münsterplatz 7/8
78050 Villingen-Schwenningen
Münsterplatz 7/8
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