Stabsassistenz (m/w/d) des Vorstandsvorsitzenden

Diese Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit anspruchsvollen operativen und governance-nahen Themen auf Vorstandsebene. Du übernimmst Verantwortung – sowohl für exzellente Organisation als auch für strukturierte Umsetzung.

• Du stellst sicher, dass Themen des Vorstandsvorsitzenden strukturiert vorbereitet, priorisiert und verbindlich umgesetzt werden.
• Du steuerst Management- und Gremienformate organisatorisch und prozessual und verantwortest deren professionelle Vor- und Nachbereitung.
• Du übernimmst operative Vorstandsangelegenheiten mit Governance-Bezug – insbesondere gesellschaftsrechtliche Vorgänge, notarielle Prozesse sowie ausgewählte vertragliche Themen – und gewährleistest eine präzise und fristgerechte Abwicklung.
• Du forderst Aufgaben und Beschlüsse im Namen des Vorstandsvorsitzenden verbindlich nach und sorgst für Transparenz über Umsetzungsstände.
• Du verantwortest das Zeit- und Prioritätenmanagement des Vorstandsvorsitzenden und stellst eine konsistente Vorbereitung von Terminen, Unterlagen und Kommunikationsanlässen sicher.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, bei ausgewählten Kommunikationsformaten (z. B. Social Media, Vorträge) und bei der Verbands- und Netzwerkarbeit.
• Du identifizierst strukturelle und prozessuale Verbesserungsmöglichkeiten und bringst diese aktiv in die Umsetzung.
• Du wirkst in unternehmensweiten Initiativen mit – etwa in Projekten der Organisationsentwicklung, Standardisierung, Digitalisierung oder Wissensmanagement – und bringst insbesondere operative Umsetzungsstärke und Strukturierung ein.

• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- oder Stabsfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene.
• Du arbeitest strukturiert, präzise und vorausschauend und übernimmst Verantwortung für Ergebnisse – nicht nur für Zuarbeit. Dabei hast du die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und gleichzeitig konstruktiv im Team zu agieren.
• Auch unter Zeitdruck und in anspruchsvollen Phasen bewahrst du mit deiner persönlichen Resilienz Übersicht und Professionalität.
• Du hast ein ausgeprägtes Verständnis für Priorisierung, organisatorische Abläufe und Verbindlichkeit in komplexen Unternehmensstrukturen und bringst Diskretion, Loyalität und ein hohes Qualitätsbewusstsein mit.
• Du trittst souverän im Umfeld von Führungskräften, Gesellschaftern und externen Partnern auf und kommunizierst klar und adressatengerecht.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Powerpoint, Word und Excel und besitzt sehr gute Deutsch- und sichere Englischkenntnisse.