Wir suchen eine engagierte und organisatorisch begabte Person für die Empfangs- und Koordinationsstelle im Bereich Zutritts- und Gebäudemanagement. Die Stelle ist vor allem im Empfangs- und Koordinationsbereich sowie im Veranstaltungsmanagement angesiedelt.

Aufgaben und Verantwortungen:

• Empfangs- und Koordinationsstelle: Sie sind das erste Gesicht, das unsere Besuchenden sehen und spielen eine zentrale Rolle bei der Koordination des täglichen Betriebs, Sie organisieren und koordinieren das Besucher- und Fuhrparkmanagement und sind Ansprechperson für sämtliche Anfragen im Haus
• Veranstaltungsmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, einschließlich der Terminkoordination und der Klärung von Rückfragen
• Raummanagement: Unterstützung bei der Fachadministration des Raumbuchungstools, um einen reibungslosen Ablauf bei der Raumverwaltung zu gewährleisten
• Weitere Unterstützende Tätigkeiten: Sie werden ein wichtiger Teil unseres Teams und unterstützend bei verschiedenen Aufgaben, wie bei der Erstellung von Ausschreibungen und Konzepten im Bereich Zutritts- und Gebäudemanagement

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Empfangsassistentin / Empfangsassistent oder Büroassistenz oder vergleichbares
• Sie verfügen bereits über Erfahrungen im Bereich Veranstaltungsmanagement
• Teamfähigkeit, hohes Organisationstalent, Belastbarkeit und eine selbständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus
• Sie verfügen über die Fähigkeit, Aufgaben richtig zu priorisieren, und können spontane Fragen handlungssicher lösen
• Sie verfügen über eine hohe Kommunikationsfähigkeit sowie gute Rechtschreibkenntnisse
• Sie verfügen über gute bis sehr gute Kenntnisse mit MS-Office-Produkten

• Strukturierte Einarbeitung mit Patenprogramm sowie umfassende Fort- und Weiterbildungen
• Kooperation mit Fitness-/Wellnesspartnern, Zuschuss zum JobTicket BW (u.a. Deutschland-Ticket), Radleasing „JobBike BW“ und ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung
• Sichere, zukunftsorientierte sowie sinnstiftende Arbeit und die Möglichkeit einer Verbeamtung bei Vorliegen der persönlichen und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen
• Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in EG 8 TV-L bzw. bei Beamtinnen und Beamten bis Bes. Gr. A 9
• Erholungsurlaub / Jahresurlaub in Höhe von 30 Tagen und zusätzliche Freistellung an Heiligabend und Silvester
• Eine Zusatzversorgung als Betriebsrente und ggf. eine Personalgewinnungszulage bei Tarifbeschäftigten
• Im Rahmen der Tätigkeit gibt es grundsätzlich Servicezeiten zwischen 08:00 bis 16:30 Uhr die einzuhalten sind, wobei eine Anwesenheit zwischen 08:00-15:30 Uhr zwingend ist. Je nach Veranstaltung können sich diese Servicezeiten in Einzelfällen verlängern