Administrative*r Allrounder*in für Organisation & Verwaltung (w/m/d)

Anbieter

Lehrstuhl und Institut für Mensch-Maschine-Interaktion

Unser Profil

Organisation, Struktur, Kommunikation – Ihre Stärken? Willkommen am MMI!

Das Institut für Mensch-Maschine-Interaktion (MMI) ist eine international erfolgreiche Forschungseinrichtung der RWTH Aachen. Unser engagiertes Team sorgt dafür, dass Menschen sowohl in der Entwicklung als auch im täglichen Betrieb optimal unterstützt werden. Hierzu entwickeln wir digitale Zwillinge und intelligente Systeme, die Technik, Mensch und Maschine von der Produktion bis zum Weltraum verbinden.

Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischem Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit auf bis zu 40 % Homeoffice, im Rahmen einer bestehenden Dienstvereinbarung, sowie umfassende Weiterbildungsangebote und Zugang zum Hochschulsport der RWTH. Kollegialität, gegenseitige Unterstützung und eine offene Teamkultur sind für uns selbstverständlich.

Tauchen Sie ein in ein einzigartiges Forschungsumfeld zwischen Mensch, Maschine und intelligenter Technologie. Ihre Arbeit unterstützt Projekte, die industrielle Praxis, Raumfahrt und digitale Zukunft verbinden.

Ein motiviertes und wertschätzendes Team freut sich auf Ihre Bewerbung!

Ihr Profil

Mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung (z.B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte) oder einer vergleichbaren Qualifikation bringen Sie das passende Fundament für diese Rolle mit:

• Sie verfügen über erste Berufserfahrung in der Verwaltung, Projektabrechnung oder im kaufmännischen Projektcontrolling (z. B. Budgetüberwachung, Mittelabrufe, Drittmittelabrechnung, Kostenstellenpflege).
• Im Umgang mit MS Office sind Sie sicher, SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ihre Stärken liegen in der Organisation, Kommunikation und strukturierten Arbeitsweise.
• Sie sind teamorientiert, lösungsorientiert und behalten auch in Abstimmungsprozessen mit unterschiedlichen Beteiligten den Überblick.

Ihre Aufgaben

Als Teil des Verwaltungsteams am Institut für Mensch-Maschine-Interaktion unterstützen Sie zentrale Prozesse und übernehmen Verantwortung in folgenden Bereichen:

• Haushalts- und Projektverwaltung: Sie verwalten Haushalts- und Projektmittel, pflegen Projektbeleglisten, erstellen Jahresbudgetplanungen und bereiten Mittelentsperrungen, Abrechnungen und Mittelabrufe vor.
• Administrative Projektbegleitung: Sie unterstützen bei der Erstellung von Verträgen, pflegen Projektdaten im SAP-System sowie auf projektspezifischen Plattformen und begleiten Abstimmungen zur Anpassung von Fördermitteln oder Projektbudgets gemeinsam mit der Projektleitung.
• Begleitung in Personalfragen: Sie wirken bei der Erstellung von Vertragsunterlagen mit, pflegen Personalübersichte und unterstützen Mitarbeitende und Vorgesetzte in alltäglichen Personalfragen – von Urlaub und Krankheit bis Elternzeit. Dabei gehen Sie lösungsorientiert vor, verlässlich und immer auf Augenhöhe.
• Organisation und Kommunikation: Sie koordinieren Termine, unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen und Beschaffungen und leisten bei der Beantragung und Abrechnung von Reisekosten beratende Hilfestellung. Bei Messeauftritten helfen Sie bei Reservierungen und organisatorischen Abstimmungen.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Eine befristete Erhöhung der Arbeitszeit auf 30 Stunden ist möglich. Es besteht die Option, diese Erhöhung anschließend zu verlängern.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.