Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Unser Angebot:

• Sicherer, langfristiger Arbeitsplatz in einem traditionsbewussten, inhabergeführten Familienunternehmen
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung inkl. freiwilliger Zusatzleistungen nach interner Regelung
• Teilzeit (ab ca. 35 Std./Woche) oder Vollzeit mit planbaren, geregelten Arbeitszeiten und fairer Work-Life-Balance
• Mobiles Arbeiten nach Absprache, insbesondere für Schreib-, Organisations- und Rechercheaufgaben
• Vertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Justiziar
• Tätigkeit in der Holding einer Unternehmensgruppe mit Einblick in Recht, Organisation und Unternehmenssteuerung
• Strukturierte Einarbeitung durch Geschäftsführung, Justiziar und bestehende Assistenz
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. MS Office, Organisation, Projektmanagement, Kommunikation, Vertragsgrundlagen)
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkter Kontakt zur Führungsebene
• Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit hoher Verlässlichkeit
• Moderner Büroarbeitsplatz in Werder (Havel) mit digitaler Aktenführung und zeitgemäßer IT
• Mitarbeiterfreundliche Extras wie kostenlose Getränke/Kaffee, Team- und Firmenveranstaltungen sowie weitere freiwillige Sozialleistungen

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Rechtsabteilung für die Holding einer Unternehmensgruppe in Werder (Havel).

Ihre Aufgaben:

• Sorgfältige Büroorganisation sowie Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten (elektronisch und physisch)
• Professionelle Telefonannahme sowie eigenständige Ausführung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs
• Organisation, Koordination und Kommunikation mit externen Partnern, Behörden, Kanzleien und Dienstleistern
• Verwaltung und Pflege juristischer Unterlagen (z. B. Verträge, Vereinbarungen, Vollmachten) einschließlich Fristenkontrolle und Wiedervorlagenmanagement – auch über mehrere Gesellschaften und Organisationseinheiten hinweg
• Vorbereitung, Formatierung und Endbearbeitung von Schriftstücken sowie Korrespondenz mit internen Fachbereichen und externen Kanzleien
• Unterstützung bei Recherchen zu rechtlichen Fragestellungen sowie bei der Erstellung und Strukturierung von Dokumentationen
• Mitwirkung im Vertragsmanagement und bei der Begleitung interner Vertragsprozesse innerhalb der Holding und der verbundenen Einheiten
• Erstellung, Aufbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
• Vertretung und Unterstützung der weiteren Assistenzen im Assistenzteam

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Sekretariats- / Assistenzschwerpunkt oder vergleichbare Ausbildung bzw. Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene, idealerweise mit Bezug zu Recht / Rechtsabteilung
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Grundverständnis juristischer Terminologie und grundlegender Abläufe in juristischen Prozessen ist von Vorteil
• Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen aus der Unternehmensgruppe, Stiftungen und weiteren Organisationen
• Präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsstärke
• Hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
• Professionelles, freundliches Auftreten und ausgeprägt serviceorientierte, lösungsorientierte Haltung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

Bewerbung und Rückfragen

Wir freuen uns auf Bewerbungen (unter Angabe von ID-Nummer 2556, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung) gerne per E-Mail an bewerbung.berlin-brandenburg@orizon.de oder über unser Bewerbungsmodul auf dieser Seite.
Für Fragen steht Frau Kopp gern unter der Telefonnummer +49 30 206248-0 zur Verfügung.

Weitere Stellenangebote finden Sie unter orizon.de

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst: www.orizon.de/de/datenschutzvereinbarungen